Uppdatering av Covid-19s påverkan på Intrums verksamhet 

Läs om det här

Så undviker du att kunden inte betalar

I tuffa tider har du inte råd med onödiga kreditförluster. Här lär Pelle dig att utforma “säkra” avtal och fakturor.

Pelle Rundström är kundansvarig på Intrum och har hjälpt många företag med kunder som inte betalar. Han ser tydliga mönster hos bolag med stora kreditförluster, och helt andra rutiner hos dem som brukar får betalt.

Hur ska avtalet mellan företaget och kunden se ut, för att säkerställa att vi får betalt för våra fakturor?

Redan i avtalet med kunden ska ni fastställa vilka villkor som ska gälla för utförandet och faktureringen av din vara/tjänst. Då är alla parter införstådda med villkoren och det blir inga onödiga missförstånd på sikt.

 

Pelle menar att avtalet åtminstone ska innehålla fyra viktiga delar:
 

  1. Tydliggör exakt vad som ingår i avtalet
    Börja med att avgränsa vilka varor och tjänster som avtalet innefattar. Formulera sedan hur ni hanterar och debiterar varor och tjänster som inte ingår (till exempel extra exemplar eller fler timmar).
  2. Sätt en tidsbegränsning i avtalet
    Det är viktigt att tydligt avgränsa under vilken tid avtalet gäller, till exempel 12/24/36 månader eller löpande.
  3. Hur sägs avtalet upp?
    Hur avslutas samarbetet? Slutar avtalet att gälla när avtalstiden är slut eller krävs en uppsägning från endera part x månader innan avtalstidens slut? Vad händer om ingen säger upp avtalet?
  4. Hur ska faktureringen ske och vad händer om fakturan inte betalas?
    Du bör även formulera när fakturering sker. Är det löpande, varje månad/kvartal eller efter utfört jobb?
Jag tycker att man ska vara lyhörd för kunder som kortsiktigt befinner sig i betalningssvårigheter.
Pelle Rundström

Var tydlig när du formulerar fakturan:

  • Hur många dagar har din kund på sig att betala? 10/20/30/60? Om du gör affärer inom den offentliga sektorn är det lag på betalning inom 30 dagar. Detta kan inte avtalas bort.
  • Specificera vilken dröjsmålsränta ni tar ut om kunden inte betalar i tid.
  • Ange också att ni kommer att ta ut en påminnelseavgift om ni behöver skicka påminnelse, och hur stor den är. Denna har du rätt att ta ut och den vanligaste nivån är 60 kronor.

 

Vilka är de vanligaste anledningarna till att kunden inte betalar, och hur kan jag gardera mig mot dem?


Det finns oändligt många anledningar till att en kund inte betalar fakturorna.

– Den vanligaste anledningen är oklarheter kring vad fakturan avser. Eller att mottagaren inte tycker att beloppet stämmer med villkoren i avtalet, menar Pelle.

Detta leder sällan till att kunden inte betalar, men kan förlänga er kredittid längre än nödvändigt. Hur du undviker oklarheter i fakturan läser du mer om längre ned.

Läs mer om vad du ska tänka på när du utformar en faktura.

– Vi ser också exempel där stora bolag sätter i system att betala sent, eftersom de vet att de är en viktig kund till dig. De utnyttjar ditt företag för att bättra på sitt eget kassaflöde, fortsätter Pelle.

– Ibland har kunden svårt att betala på riktigt. I så fall är det viktigt att du håller dig till din kreditpolicy och påminner om att betalning uteblivit. Och skicka vidare fakturan för inkassohantering om inte detta hjälper, menar Pelle.

Men i vissa fall kan det vara bättre att prata med kunden först, och försöka hitta en lösning.

– Jag tycker att man ska vara lyhörd för kunder som kortsiktigt befinner sig i betalningssvårigheter.

Kan de exempelvis dela upp betalningen på tre månader? Då får du betalt och förhoppningsvis också en glad kund som stannar längre och antagligen rekommenderar dig till fler kunder, menar Pelle.

Läs mer: Så kan vår tjänst Inkassopaket hjälpa dig att få betalt.

 

Behöver du bolla något?

Prata med oss

Vill du ha fler tips på hur du försäkrar dig mot sena och uteblivna betalningar? 


Läs mer om hur vår digitala inkassotjänst fungerar

Har du något enstaka inkassoärende i månaden eller fåtal om året, då är den här enkla tjänsten något för dig. Inget avtal. Ingen bindningstid.