Se till att få betalt innan du går på ledighet
Ligger du efter med faktureringen? Det är väldigt bra att få klart faktureringen innan ledigheten så att du får betalt. Då kan du njuta av en välförtjänt paus utan att oroa dig för företagets ekonomiska situation.
Semester och ledighet är den perfekta tiden att koppla av och ladda batterierna. Om du har dina fordringar under kontroll slipper du en massa extraarbete. Lägg lite tid på att följa upp kunder med obetalda fakturor för att upprätthålla ett stabilt kassaflöde.
Här är 3 uppgifter du bör prioritera innan du tar ledigt:
1) Se till och fakturera alla jobb innan ledigheten
För att upprätthålla ett stabilt kassaflöde bör du fakturera dina kunder så fort som möjligt. Om du har obearbetade ordrar i ditt system, kom ihåg att fakturera dem innan du tar ledigt. Efter ett tag kan det vara svårt att komma ihåg detaljer.
Genom att fakturera innan semestern är det lättare för både dig och din kund att komma ihåg handelsvillkoren och sannolikheten för missförstånd och avvikelser är mindre. Dessutom kommer snabb fakturering att öka sannolikheten för att få betalt i tid.
2) Följ upp alla obetalda fakturor
Det är viktigt att du följer upp alla fakturor som dina kunder inte har betalat. Genom att följa upp direkt kommer din kund med största sannolikhet att betala innan semestern börjar.
Följ dessa steg för att få dina pengar så snabbt som möjligt:
Skapa en översikt över alla betalda och obetalda fakturor:
Om du inte har något påminnelsehanteringssystem bör du göra en översikt över alla obetalda fakturor, t.ex. med hjälp av ett Excel-dokument. Din översikt bör innehålla information som:
- Fakturanummer
- Kund
- Belopp
- Fakturadatum
- Förfallodatum
- Datum för första flytt
- Datum för andra påminnelse
Kommentarer:
Det är en fördel om din översikt är ett dynamiskt dokument, så att du löpande kan uppdatera överenskomna betalningsvillkor och registrera betalningar. Det gör att du inte behöver lägga mycket pengar på ett avancerat ekonomisystem för att följa upp kunder som inte har betalat.
Följ upp kunder som inte har betalat:
Om du och din kund har kommit överens om ett betalningsdatum är det viktigt att ni följer upp detta datum. Det kan vara en bra idé att du förutom att uppdatera din Excel-översikt även uppdaterar betalningsdatumet i din kalender så att du får en påminnelse om det.
Om din kund går igenom en ekonomiskt svår period är det viktigt att du har en öppen dialog om när de räknar med att kunna betala. Tydlig kommunikation kommer att gynna er båda så att ni kan upprätthålla en god relation.
3) Om betalningen tar för lång tid – skicka fakturan till inkasso
Om du har skickat en påminnelse och haft en öppen dialog med din kund, men ändå inte fått betalning, bör du överväga att skicka ärendet till inkasso – helst innan din semester. Du kan skicka ett ärende till inkasso 10 dagar efter att du har skickat ett inkassobesked (inkassobeskedet är vanligtvis den sista påminnelsen du skickar). Ju tidigare du skickar ett ärende till inkasso, desto större är chansen att få tillbaka dina pengar.
Om du upplever problem med kunder som inte betalar kan du fundera på om du ska samarbeta med en inkassobyrå. Inkasso är ett effektivt sätt att säkerställa att dina kunder prioriterar fakturorna från ditt företag.
Vill du enkelt komma igång med inkasso för ditt företag?