Inkasso för företagare - så motarbetar du sena betalningar
Vad innebär det att skicka ett inkassokrav till en kund som inte betalar, och hur kan det påverka er relation? Här svarar vi på de vanligaste frågorna kring inkasso.
Fråga 1. Varför ska jag skicka ett inkassokrav?
I en perfekt värld betalar alla kunder sina fakturor i god tid. De allra flesta små och medelstora företag lever dock i en annan verklighet; en verklighet där hälften av alla fakturor som skickas betalas för sent. Nästan var femte faktura betalas dessutom mer än en vecka för sent, enligt en statlig utredning.
Dessa förseningar innebär direkta kreditförluster i form av utebliven ränta på kapital. Dessutom ökar de administrativa kostnaderna för ditt företag när påminnelser och liknande ska skickas ut. Likviditeten tar skada och ju längre tid en faktura är obetald, desto större är också risken att betalningen uteblir helt. Det är helt enkelt viktigt att sätta ned foten i god tid – men lika viktigt att göra det på ett professionellt sätt.
Fråga 2. Vad innebär ett inkassokrav för min kund?
Processen kan se lite olika ut beroende på vilka du vänder dig till. Hos Intrum ser den ut så här:
Inkassokrav. Ett kravbrev skickas ut till din kund när du har registrerat ditt ärende. Den lagstadgade inkassokostnaden läggs till på totalsumman.
Ärendevärdering. Har kunden inte betalat fakturan efter nio dagar förbereds ärendevärderingen för att kontrollera kredittagarens ekonomiska situation. Intrum tittar bland annat på om det finns skulder och anmärkningar sedan tidigare och huruvida de är betalda eller inte.
Nästa åtgärd. Utifrån värderingen avgör inkassobolaget vilken nästa åtgärd som är bäst – till exempel om de ska arbeta fram en lösning med den betalningsskyldige eller om de ska skicka vidare ärendet till Kronofogden.
Under hela processen kan din kund höra av sig till Intrum med frågor eller för att diskutera möjligheten att göra en avbetalningsplan.
Fråga 3. Kan jag skicka inkassokravet själv?
Du kan skicka dina inkassokrav själv, men då krävs det att du följer reglerna i Inkassolagen. Det är dock ovanligt att sköta sin inkassohantering på egen hand. Bara drygt 10 procent av de företag som Datainspektionen gör tillsyn av hanterar sina egna inkassokrav.
Fördelen med att anlita en extern part för sina inkassokrav är flera. Dels vet du att alla regler följs och dels minskar din egen administration. Utöver detta kan inkassobolag som Intrum, med 90 års erfarenhet i branschen, anpassa kravåtgärden efter kundens betalningshistorik vilket förbättrar chanserna för en snabb betalning. Sist men inte minst kan styrkan i ett namn som Intrum påverka betalningsviljan så att mottagaren prioriterar din faktura.
Fråga 4. Kan inkassokravet skada min relation till min kund?
Vissa företagare är oroliga för att kunden kommer att ta illa upp när de får ett inkassokrav. Självklart är det därför viktigt att välja ett välrenommerat inkassobolag som kommunicerar rätt med din kund och rådgör med dig under betalningsprocessen.
En viktig punkt som många missar är att man genom att gå till rätt inkassobolag ökar sin chans till betalning innan kravet behöver gå vidare till nästa instans. Även om din kund skulle tycka att det är jobbigt att få ett inkassokrav i posten, är det förstås inte alls lika jobbigt som att öppna ett brev från Kronofogden eller att dra på sig en betalningsanmärkning. Med rätt inkassobolag blir förseningstiden kort, smidig och utan bekymmer. Dessutom lär sig kunderna snabbt att ditt företags fakturor ska prioriteras, och i längden innebär det färre förseningar och en bättre kundrelation.