Därför bör alla företag ha en kreditpolicy
Förutom tydliga och enkla fakturor bör alla företag ha en kreditpolicy så att alla i organisationen känner till riktlinjerna för nya kunder och fakturering.
En kreditpolicy beskriver vilka betalningsvillkor mm som ska gälla när du gör affärer med en kund. Det ska stå att du alltid ska ha uppgifter om företagsnamn, organisationsnummer och fakturaadress till alla dina kunder samt uppgifter om behöriga personer på kontot.
Dessutom bör policyn innehålla information om när du ska kreditkontrollera en kund och vem som ansvarar för detta. Om en kund vill förhandla om en längre betalningstid än standard bör det framgå vem som har behörighet att godkänna detta.
Formalisera allmänna fakturerings- och kreditrutiner
Du bör även formalisera dina allmänna rutiner för fakturering, påminnelser och krav. Hur många dagar efter förfallodagen skickar du påminnelsen? Om du tar ut en påminnelseavgift, hur stor är den? Om påminnelsen inte heller betalas, ska man ringa kunden eller ska den gå vidare till inkassohantering? Om så är fallet, hur många dagar efter påminnelsen kommer det att ske?
Sist men inte minst ska policyn innehålla information om vilken kreditvärdighet en kund ska ha för att få förlängd kredit. Kunder som har en kreditvärdighet under en viss nivå bör uppmanas att betala i förskott, vilket minskar risken för utebliven betalning och skyddar din organisation.
De flesta stora företag har kreditpolicyer men dessa måste kommuniceras väl så att alla i verksamheten följer dem. Men det är också viktigt för små företag att skapa sina egna kreditpolicyer. Utebliven betalning av skulder kan begränsa tillväxten och till och med hota överlevnaden.