Vilka uppgifter bör en faktura innehålla?

Bra rutiner för fakturering och betalningsuppföljning håller din organisations ekonomi igång. Följ vår guide till fakturering. 

Se till att din faktura är tydlig 

Det viktigaste är att du skickar en tydlig faktura. Gör det enkelt för din kund att ta reda på vem avsändaren är och vad det handlar om. Ju lättare det är för din kund att betala, desto snabbare får du pengarna. 

Det innebär att inkludera detaljer om vad fakturan avser och den period den omfattar. En ospecificerad faktura returneras ofta eller försenas. Säljer du på timbasis bör du ange vad timmarna är till för, på samma sätt som du anger vilka produkter som säljs. Du kanske vill lägga till bilagor i de situationer som är relevanta. 
 
Tänk på att dina fakturor ska följa avtalsvillkoren gällande betalningsdagar, dröjsmålsränta, påminnelser mm. 
 
Vissa branscher och företag skickar en offertförfrågan. Erbjudandet de får från dig är grunden för deras order. Därför är det viktigt att du inte avviker för mycket från det erbjudande du har skickat, om det inte har skett en hel del förändringar på vägen. Om så är fallet bör du meddela företaget innan fakturering. 

Beställning 

Branscher och företag som begär offerter skickar ofta inköpsorder. Om din kund gör det bör du följa den. Det betyder att du måste märka fakturan med information från den, inklusive: 

• Beställningsnummer 
• Rätt fakturaadress 
• Betalningstid
• Referens eller namn på inköparen

Glömmer du att skriva in informationen från ordern kommer din faktura att avvisas. Då kan det ta lång tid innan du får betalt. 

Checklista för skapande av fakturor: nyckelelementen du bör inkludera 

• Kundinformation - kundnummer / mottagaradress / mottagarens organisation 
• Inköpsordernummer (om det finns)
• Fakturanummer
• Fakturadatum (dagen då du utfärdar fakturan)
• Förfallodatum – flera faktureringsprogram har 14 dagar eller 30 dagar som standard, men du kan sätta kredittiden så kort som kunden tillåter
• Detaljer om vad som har sålts 
• Momsbelopp och momssats 
• Konto som fakturan ska betalas till och all betalningsinformation som din kund behöver 
• Kontaktuppgifter till din ekonomiavdelning om kunden har frågor om fakturan 
• Information om vilka villkor som gäller om fakturan inte betalas enligt förfallodagen

Din faktura är dokumentation om kunden inte betalar, och ärendet går vidare till inkasso. För att säkerställa att alla som arbetar med fakturering i ditt företag gör lika är det viktigt att upprätta en kreditpolicy (länk). 

Svårt att få betalt i tid?

Intrum har lång erfarenhet av att hjälpa våra kunder att få betalt för sina produkter och tjänster. Att sätta upp bra rutiner, använda kreditupplysningar och snabbt följa upp uteblivna betalningar hjälper ditt företag att upprätthålla kassaflödet. Om du behöver hjälp med sena betalare har vi tjänster som kan hjälpa dig.