Vad ska jag tänka på när jag utformar en faktura?

Pelle Rundström är kundansvarig på Intrum och har hjälpt många företag med kunder som inte betalar. Han ser tydliga mönster hos bolag med stora kreditförluster, och helt andra rutiner hos dem som brukar får betalt.

Vad ska jag tänka på när jag utformar en faktura?

Först och främst ska fakturan överensstämma med villkoren i avtalet avseende betaldagar, dröjsmålsränta, påminnelse etc.

– Informationen på fakturan ska vara enkel och tydlig att ta till sig som mottagare. Ju tydligare informationen är, desto mindre är risken för missförstånd, tipsar Pelle.

Vad ska en faktura innehålla?

  • Kundinformation – kundnummer/mottagaradress/mottagarens org.nr
  • Fakturanummer
  • Fakturadatum (dagen då du ställer ut fakturan)
  • Förfallodatum
  • Tydlig information om vad fakturan avser och vilken period som fakturan avser
  • Momsbelopp och momssats
  • Konto som fakturan ska betalas till och alla betaluppgifter som din kund behöver
  • Kontaktuppgifter till din ekonomiavdelning om kunden har frågor om fakturan
  • Information om vilka villkor som gäller om fakturan inte betalas enligt förfallodatumet
     

Vad är en krav- och kreditpolicy, och hur ska en sådan se ut?

En krav- och kreditpolicy är ett dokument med riktlinjer kring var, när och hur ni gör affärer med en kund. 

En krav- och kreditpolicy bör säga att ni alltid ska ha information om bolagsnamn, organisationsnummer och fakturaadress på alla era kunder, samt information om behöriga beställare hos kunden. 

Policyn ska även innehålla information om när ni ska kreditkontrollera en kund och vem som ansvarar för det. Om en kund förhandlar om längre betalningstid än vad som är avtalat, ska det också finnas information om vem som godkänner detta.

– Formulera också era generella rutiner för fakturering, påminnelser och krav. Hur många dagar efter förfallodag skickar ni påminnelsen? Om ni tar ut en påminnelseavgift, hur stor är den? Om inte heller påminnelsen betalas, ska ni ringa kunden eller ska den gå vidare till inkassohantering? Om ja, hur många dagar efter påminnelsen?, tipsar Pelle.

Krav- och kreditpolicyn tydliggör för alla i ditt företag vad som gäller kring de ekonomiska relationerna med kunderna.

Sist men inte minst bör policyn innehålla information om vilken kreditvärdighet en kund bör ha för att få handla på faktura. Kunder som har en kreditvärdighet under en viss nivå, som ni själva bestämmer, bör ni kräva förskottsbetalning ifrån.

Vill du ha fler tips på hur du försäkrar dig mot sena och uteblivna betalningar? 


Behöver du bolla något?

Prata med oss

Läs mer om hur vår digitala inkassotjänst fungerar

Har du något enstaka inkassoärende i månaden eller fåtal om året, då är den här enkla tjänsten något för dig. Inget avtal. Ingen bindningstid.